Die Risikoanalyse ist im Projektmanagement ein systematischer Prozess, bei dem alle Arbeitsschritte daraufhin untersucht werden, was den Projekterfolg gefährden könnte. Sie dient dazu, kritische Punkte frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Kontingenzpläne (Notfallpläne) zu entwickeln.
Die methodische Herangehensweise
Um eine effektive Risikoanalyse durchzuführen, sollten Projektverantwortliche den „pessimistischen Hut“ aufsetzen und sich die Frage stellen: „Wenn das Projekt scheitert, woran lag es dann?“. Dabei ist es ratsam, Experten oder projekterfahrene Personen einzubeziehen, da die eigene Wahrnehmung oft durch den sogenannten Planungsfehlschluss (planning fallacy) getrübt ist – die Tendenz, den Zeitbedarf für eigene Aufgaben systematisch zu unterschätzen.
Fokus auf Abhängigkeiten und kritische Pfade
Ein wesentlicher Teil der Risikoanalyse findet im Gantt (Ablaufplan) statt. Hier werden Abhängigkeitenzwischen Arbeitsschritten sichtbar.
- Risiko-Kaskaden: Wenn ein Meilenstein die zwingende Voraussetzung für den nächsten Schritt ist, kann eine Verzögerung am Anfang eine Kette von Problemen auslösen.
- Gegenmaßnahmen: In der Planung sollte geprüft werden, ob das Projekt mit weniger Abhängigkeiten gestaltet werden kann oder ob Entscheidungskriterien für Alternativpläne festgelegt werden können, falls ein Risiko eintritt.
Typische Risikofelder
- Ressourcenrisiken: Probleme bei der Gewinnung von Personal, Ausfälle durch Krankheit oder fehlende Motivation sowie Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Sachmitteln oder technische Defekte.
- Politische Risiken: Unterschätzung von (mikro-)politischen Widerständen und hohem Abstimmungsbedarf, besonders bei Projekten zur Organisationsveränderung.
- Inhaltliche Risiken: Ideen funktionieren nicht wie erhofft oder die Umsetzung dauert in Forschungs- und Entwicklungsprojekten deutlich länger als geplant.
Integration in die Projektorganisation
Risikomanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern sollte dauerhaft stattfinden. In der Projektorganisation kann hierfür die Rolle des Controllings fest vereinbart werden, die unter anderem für das Risikomonitoring sowie die Einhaltung von Deadlines und finanziellen Rahmenbedingungen verantwortlich ist. Auch in agilen Frameworks wie ** Scrum** ist die Reduktion von Risiken und Komplexität ein Kernziel des gesamten Prozesses.