Die Ressourcenplanung ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements (PM), der sicherstellt, dass ein Projekt strukturiert und erfolgreich umgesetzt werden kann. Sie beantwortet im Kern die Frage: „Wer macht was bis wann mit welchen Mitteln?“.
Welche Ressourcen
- Personal: Die am Projekt beteiligten Menschen mit ihrer Zeit und Expertise.
- Zeit: Die zur Verfügung stehende Dauer für einzelne Schritte und das Gesamtprojekt.
- Sachmittel: Infrastruktur, Geräte, Materialien oder Software.
- Geld: Wird oft als „bedingte Universalressource“ bezeichnet, da damit andere Ressourcen (wie Personal oder Material) eingekauft werden können.
Die Ressourcenplanung steht in einer ständigen Wechselwirkung mit anderen Projektzielen. Dies wird im PM oft durch das Magisches Dreieck dargestellt. Es beschreibt den Trade-off zwischen Zeit, Kosten (Ressourcen) und Ergebnissen (Qualität/Inhalt). Ändert sich eine Komponente (z. B. weniger Geld vorhanden), hat dies zwangsläufig Auswirkungen auf die anderen (z. B. längere Zeitdauer oder reduziertes Ergebnis).
Der Prozess
- Projektstrukturplan (PSP): Er ist die Grundlage für die Ressourcenplanung. Hier wird das Projekt in Teilaufgaben und „Arbeitspakete“ gegliedert.
- Arbeitspakete: Für jedes Paket wird definiert, welche Ressourcen und Verantwortlichkeiten notwendig sind.
- Rollenverteilung: Es wird unterschieden zwischen fachlichen Rollen (Expert:innen für die Bearbeitung) und projektbezogenen Funktionen (z. B. Projektleiter:in, der/die für die Umsetzung verantwortlich ist, oder der Projektsponsor für die Legitimation).
Zeitliche Planung und Auslastung
Ressourcen müssen über die Zeit verteilt werden. Hierbei hilft oft ein Gantt (Balkendiagramm), um die Sequenz der Arbeitsschritte zu visualisieren. Dies macht zwei Dinge deutlich:
- Abhängigkeiten: Kann ein Schritt erst beginnen, wenn eine bestimmte Ressource mit einem vorherigen Meilenstein fertig ist?
- Ressourcenauslastung: Sind die Mitarbeitenden oder Geräte über den Zeitverlauf gleichmäßig ausgelastet oder gibt es Überlastungsspitzen?
Typische Risiken und Fallstricke
Eine gute Ressourcenplanung muss den „pessimistischen Hut“ aufsetzen und Risiken einkalkulieren. Häufige Probleme sind:
- ** Planungsfehlschluss (planning fallacy):** Die Tendenz, die benötigte Zeit für Aufgaben systematisch zu unterschätzen.
- Ressourcenengpässe: Ausfall von Personal (Krankheit, Kündigung) oder Verzögerungen bei der Beschaffung von Sachmitteln.
Ressourcenplanung in verschiedenen PM-Ansätzen
- Klassisches PM (Wasserfallmodell): Versucht, Ziele und Ressourcen vorab sehr detailliert und langfristig festzulegen.
- Agiles Projektmanagement: Hier schätzt das Team in der Sprintplanung selbst ein, wie viele Arbeitspakete es in einem kurzen Zeitraum (Sprint) bewältigen kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Anforderungen unklar sind oder sich häufig ändern.